嗨，如果你擁有以下的困擾，都歡迎參考這篇文章。

1. 個人工作者：工作事項與生活瑣事的界線太模糊，想製作能區分工作與生活的行事曆
2. 職場上班族：公務一件接著一件，隨時又闖入新的待辦事項，想要完善工作流程，不再被公事追著跑
3. 學生：科目太多、範圍太廣，資料四散各處太難整理，想要系統化地管理讀書進度

個人的時間安排，即使不需與他人協調，仍需要整合與分配時間資源，才能打造理想的個人工作流。

專案管理講述的是團隊管理的方式，協調團隊需求，在限定時間內達成目標，不過專案管理同樣能應用在個人生活上。

• 為不同的專案準備不同的看板

例如，我有一個檢視每日任務的工作看板，以及一個檢視文章進度的寫作看板，更詳盡地記錄寫作相關內容與點子，而不需要與日常工作看板的資訊混為一談，日後找尋資料更加方便。

• 不同的角色使用不同的個人看板

像是正在實習的大學生，可以有一個實習工作的看板，檢視各項工作進度，和一個讀書的看板，紀錄每一堂課的上課進度。像是自由工作者，可以擁有工作看板與生活看板，讓生活更有序。

首先，定義我的專案管理中，會使用到的詞語。

• 專案：大項的工作項目

例如本篇文章《生活日常｜Notion專案管理＋日程表，打造個人工作流，輕鬆整合專案、任務與日程規劃》，就是我預計完成的專案。

• 任務：為了完成專案，小項的工作項目

為了完成這篇文章（專案），有四個步驟（任務）：①搜集資料、②大綱列點、③撰寫內文、④校對＋上稿。

接下來，我將分區塊介紹此看板。

• 按鈕：簡化創建流程，新想法剛冒出就可以迅速填寫。
• 索引：有需要時再進入檢視任務、專案資料庫，保持看板乾淨。

以board視覺化呈現，輕鬆拖動待辦、進行中、已完成、封存任務。完成的任務只與當前專案相關，過期的任務放入封存。

• Tip：進行中的任務最多3項
• Optional：新增待討論欄位、等候回覆欄位如果你的工作項目無法一人獨力完成，需要等待他人回覆，或是等待進一步討論，可以將任務移至這兩個區域，以提示自己接續處理。

以表格呈現：專案數量有限，不會頻繁移動與查看。

• 串連任務：Relation功能，所有任務均顯示在此專案欄位

• 串連任務：Rollup功能，自動計算任務的開始日期、結束日期與總工作時長

只顯示待辦、進行中任務，隱藏已完成任務。

日程表就像是紙本行事曆，可以依需求填入各個時段的行程。

• 簡化日程表：隱藏其餘未安排行程的時間，只出現當週已安排的任務時段。
• 自訂時間長度：可以依照個人偏好設定時間長度，例如我以30分鐘作為一個時間單位。
• 按鈕：簡易新增本日行程，適合一早規劃個人工作、讀書進度。
  
• 串連任務：Rollup功能，將該任務相關之日程時數加總，自動計算任務總時長。
  

依據上面的說明，我的工作流：

1. 創建新專案 →
2. 根據專案創建新任務 →
3. 安排日程表 →
4. 檢視專案、任務總花費時間 →
5. 調整下次專案時長安排

仔細看這個流程與PDCA相差無幾。PDCA（循環式品質管理）是用來改善工作品質，並且達成目標的工具。

套用到工作流中就會是：

1. 計畫 Plan：創建新專案，再根據專案創建新任務
2. 行動 Do：安排每週日程表
3. 評估 Check：檢視專案與任務總花費時間
4. 改善 Act：調整下次專案時長安排

不論你是自由工作者、職場上班族、學生，專案管理非常適合運用至日常生活中，搭配Notion使用也能事半功倍。

希望這篇文章能協助到任何需要的人，如果對這樣的文章感興趣，也可以看看：生活日常｜Notion如何幫助我執行計畫，成為我的第2個大腦

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